DEFINICIÓN Y CLASIFICACIÓN DE CUENTAS

Cuenta

La cuenta es como una persona, con capacidad de dar y recibir, por consiguiente, todo lo que recibe o entrega lo acumula en forma ordenada y muestra la diferencia en el saldo. Las operaciones comerciales se relacionan con una cuenta en particular, las que presentan movimiento débito y movimiento crédito y como resultado el saldo que implica:

•  Disponibilidad (caja general, bancos, fondos).
•  Inversiones a corto plazo (títulos, acciones, cuotas, partes de interés social).
•  Valores a recaudar (clientes, ingresos por cobrar).
• Materias primas (inventarios de materias, materiales).
• Mercancías (Productos no elaborados por la empresa).
•  Valores con capacidad de ser realizable (inventarios).
•  Valores capitalizados en activos (propiedades, planta y equipo, maquinaria, muebles y enseres, etc.).
•  Contribuciones al Estado (impuestos, gravámenes y tasas, nacionales o municipales).
• Obligaciones laborales (sueldos, prestaciones sociales, aportes patronales, parafiscales).
•  Obligaciones por pagar (proveedores de bienes y servicios).
• Cuentas por pagar (gastos a terceros).
•  Deudas con instituciones financieras (Obligaciones financieras).
•  Valor a reembolsar o restituir a sus dueños (patrimonio).
•  Beneficios por distribuir (utilidades del ejercicio, acumuladas, dividendos o participaciones).
•  Superávit por realizar (valoración económica de activos pendiente de realizar en el momento de la enajenación). (Fierro, 2011)

Las cuentas se pueden interpretar como una serie de cajoncitos con nombres propios, donde se guarda y se saca los valores comunes a él, para mostrar al final un saldo y elaborar el balance, el cual actúa y acumula transacciones para el nuevo periodo.

Clasificación de las cuentas

Según su naturaleza:

•  Naturaleza débito: porque el saldo de la cuenta siempre aumenta con los registros que se hagan al débito y disminuyen con registros al crédito, su saldo siempre representa derechos y bienes controlados por la empresa.

• Naturaleza crédito: porque el saldo de la cuenta siempre aumenta con registros que se hacen en el crédito y disminuye con registros al débito, su saldo representa las obligaciones que tiene la empresa surgida de unos sucesos pasados. (Fierro, 2011)

Las cuentas de naturaleza débito son las que trabajan para producir y las cuentas de naturaleza crédito son las que consumen el trabajo.

Según los estados financieros:

Las cuentas que contienen los estados financiero, balance general y estado de resultados, se clasifican en cuentas reales, nominales y cuentas de orden.

Cuentas reales o de balance: son las cuentas con las cuales se prepara el balance general y corresponden a las clases: 1. Activo, 2. Pasivo y 3. Patrimonio.

•  Activo: son derechos y bienes que controla el ente económico al servicio de la actividad, tanto en capital de trabajo operativo, como bienes de capital e inversiones, diferidas todas ellas aumentan su saldo con los registros en el débito y disminuyen su saldo con registros en el crédito.

ARTÍCULO 35: un activo es la representación financiera de un recurso obtenido por el ente económico como resultado de eventos pasados, de cuya utilización se espera que fluyan a la empresa beneficios económicos futuros. (Decreto 2649, 1993)

Por ejemplo:

- Caja. - Bancos. - Deudores. - Inversiones. - Inventarios. 

• Pasivo: son las obligaciones contraídas por el ente económico con terceras personas, porque han facilitado el financiamiento y han permitido desarrollar sus operaciones e inversiones, ellas aumentan sus saldos con registros en el crédito y disminuye con registros en el débito, su saldo siempre será de naturaleza crédito.

pasivo es una obligación presente en la entidad, surgida a raíz de sucesos pasados, al vencimiento de la cual, y para cancelarla, la entidad espera desprenderse de recursos que incorporan beneficios económicos.” (Fundación IASC, 2009)

Por ejemplo: - Obligaciones financieras. - Proveedores. - Impuestos por pagar.

- Cuentas por pagar.

•  Patrimonio: son los aportes llevados por los dueños al fondo común de la empresa para desarrollar la actividad comercial que se denomina capital social, que luego se alimentan con parte de los beneficios que se acumulan durante la vida del negocio y se llaman reservas, utilidades acumuladas; y otras se distribuyen en calidad de dividendos o participaciones por pagar en acciones, cuotas o partes de interés social. Estas cuentas aumentan con registros en el crédito y disminuyen con registros en el débito, su saldo siempre será de naturaleza crédito.

“Es la participación residual en los activos de una entidad una vez deducidos todos sus pasivos.” (Fundación IASC, 2009)

Cuentas nominales o de resultado: acumulan las operaciones realizadas durante un ciclo contable y están relacionadas con las clases: 4 Ingresos, 5 Gastos, 6 Compras y 7 Costos de producción u operación.

• Nominales de ingreso: recogen los ingresos por ventas o prestación de servicios y se disminuyen con las devoluciones o anulación de los contratos. Hacen parte los grupos 41 Operacionales, 42 No operacionales y estas a su vez tienen múltiples conceptos.
• Nominales de gasto: son todos los gastos de administración y de distribución y venta, necesarios en la producción de la renta. Hacen parte los grupos 5 Operacionales de administración, 52 Operacionales de ventas, 53 No operacionales, 54 Impuesto de renta y complementarios y 59 Ganancias y pérdidas. (Fierro, 2011)
•  Nominales de costo: son los costos de la mercancía vencida, no fabricada por la empresa y tratándose de empresas de fabricación, está compuesta por los costos de producción y venta. Hacen parte los grupos 61 Costo de venta y prestación de servicios, cuando se maneja el sistema de inventario permanente y la 62 Compras cuando se maneja el sistema de inventario periódico.
• Costos de producción u operación: cuando la empresa es manufacturera, debe utilizar cuentas apropiadas para la producción, antes de llevar los productos a los inventarios, los que a su vez en el momento de la venta contribuyen en costos de la mercancía vendida y fabricada por la empresa. Hacen parte los grupos 71 Materia prima, 72 Mano de obra directa, 73 Costos indirectos y 74 Contratos de servicios.

Cuentas de orden: recoge los hechos económicos que no comprometen directamente la estructura financiera del balance o del estado de resultados y se clasifican en las clases de cuentas, 8 Cuentas de orden deudoras y 9 Cuentas de orden acreedoras. (Fierro, 2011)

•  De orden deudora: son hechos o circunstancias que generan derechos que pueden afectar la estructura financiera, también se incluyen registros de control interno de activos, información general o control de futuras situaciones, así como las diferencias en las conciliaciones tributarias. Son de naturaleza débito. 

• De orden acreedora: son compromisos o contratos que se relacionan con posibles obligaciones que pueden llegar a afectar la estructura financiera, se incluyen los registros de control interno de pasivos y patrimonio, como también las diferencias en conciliaciones tributarias entre los pasivos y patrimonio con las declaraciones de renta. Son de naturaleza débito y aumentan su saldo con los siguientes grupos 91 Responsabilidades contingentes, 92 Acreedoras fiscales, 93 Acreedoras de control, y son de naturaleza crédito, 94 Responsabilidades contingentes por el contrario, 95 Acreedoras fiscales por el contra y 96 Acreedoras de control por el contra.

La característica principal de las cuentas de orden es que son cruzadas, quiere decir que no se combinan con ninguna otra cuenta real o nominal que conforme se crean y cancelan cruzando sus saldos cuando han cumplido su objetivo.