CUENTAS T

Método de la cuenta T:

Existe la forma gráfica de presentar las cuentas en forma de T, utilizada por el aprendiz que se inicia en estas labores, la que se puede interpretar desde el punto de vista de la persona que observa:

En la parte superior se identifica el nombre de la cuenta mayor o de balance, la cuenta nominal o de ingresos, egresos , etc..

En la parte izquierda de la persona que observa se registra o escriben los movimientos débitos (valores que recibe).

En la parte derecha los movimientos créditos (valores que entrega), para saldar o calcular el saldo de la cuenta se traza una línea inferior y se suman los movimientos, los que no son iguales.

Enseguida se coloca el saldo por diferencia entre los dos movimientos, por ejemplo, si los movimientos débitos son superiores a los créditos la diferencia se coloca al crédito para mostrar finalmente sumas iguales, caso contrario si los movimientos créditos son superiores a los débitos la diferencia se coloca al débito para obtener sumas iguales.

Dinámica de la cuenta T:

 para mostrar el proceso contable en forma didáctica algunos autores recurren a la cuenta T, para reemplazar la codificación del soporte en forma de reporte; no solamente con el nombre de la cuenta y el registro débito y crédito, sin embargo, para nadie es un secreto que este proceso no se usa en la elaboración de la contabilidad manual, las cuales son reemplazadas en la práctica por el registro diario que sirve a su vez para la elaboración del comprobante de contabilidad y de los libros auxiliares respectivos en vía de extinción, por la presencia de los computadores que realizan ese trabajo. 

 a) Método de la partida doble:

 

La partida doble es considerado el método matemático de la contabilidad, esta teoría expone que en toda transacción intervienen mínimo: 

la cuenta que recibe y otra cuenta que entrega para una operación sencilla, pero pueden suceder operaciones múltiples donde sean varias las cuentas que reciben (se debita) y varias las que entregan (se acreditan), como si fuera una balanza. 

De esta forma, se mantiene el equilibrio entre los valores recibidos (débitos) con los valores entregados (créditos) y se fortalece el método de la partida doble. Por consiguiente, cada transacción tendrá un doble registro como mínimo, uno a la cuenta del activo o egresos y otro a la cuenta de pasivo, patrimonio o de ingresos; en forma simple o múltiple. El saldo de cada cuenta después de haber acumulado todas las transacciones de un periodo, sirve para elaborar los estados financieros como resultado final de una contabilidad financiera donde se guarda el equilibrio de la partida doble.

 b) Método de la ecuación contable A partir del método de contabilidad de la partida doble, resulta entonces la ecuación contable, que presenta los activos en equilibrio con la suma de los pasivos y el patrimonio:

 Activos = Pasivo + Patrimonio 

Esta ecuación también puede confeccionarse de otras formas a partir de la primera ecuación:

 Activos + Costos + Gastos = Pasivos + Patrimonio + Ingresos 

Activos = Pasivos + Patrimonio + (Ingreso – Costos – gastos)

 Activos – Pasivos = Patrimonio + (Ingresos – costos – gastos) 

 

Para practicar la ecuación contable, se debe buscar toda clase de transacción para identificar que cuentas reciben los derechos o bienes de capital o que cuentas entregan dichos bienes o derechos, para mostrar en forma permanente el equilibrio de la ecuación que contribuye a el objeto de ser la contabilidad y de los estados financieros del balance general y el estado de resultados. 

c) Ajustes contables 

Por demasiado cuidado que se tenga en el registro de las operaciones, así esté sistematizada la contabilidad, el carácter humano del operador en uno y otro sistema hace que se omitan registros que se requieren del consecuente ajuste de las operaciones, por esta razón y antes de emitir estados financieros se debe consultar las normas básicas y técnicas consagradas en el decreto reglamentario 2649 de 1993 para reconocer hechos con posterioridad a la fecha de corte, antes de la emisión de los estados financieros.

 Ajustes: los ajustes a las operaciones son de tres tipos:

•   Hechos económicos no reconocidos. 
•  Errores involuntarios que son objeto de recomendaciones de auditoría. 
• Ajustes a los pasivos en moneda extranjera y en unidades UVR.  Algunos ejemplos de hechos no reconocidos pueden ser las mercancías recibidas con orden de remisión y que en el momento no se conoce la factura, gastos por transporte de carga sin conocimiento de factura de transporte, nómina de empleados al igual que las prestaciones sociales sin causar. 

Los errores involuntarios pueden ser cambios en el valor del soporte, error en la codificación y por último los errores en el cálculo de la depreciación, amortización y agotamiento. 

Cierre: 

el cierre contable es el procedimiento que se ejecuta antes de divulgar cualquier estado financiero, cancelando las cuentas nominales de ingresos y egresos operacionales, de ingresos y egresos no operacionales, para mostrar el resultado neto del ejercicio en la parte pertinente del patrimonio, como única cuenta 360505 Utilidades del ejercicio o 361005 Pérdidas del ejercicio, que se obtienen del estado de resultados. 

El cierre contable o cierre del ejercicio está previsto hacerlo mensualmente, cuando los estados financieros son intermedios o anualmente cuando solamente se presentan al finalizar el ejercicio contable, cuando el sistema es manual, en cambio cuando es por computador no requiere este proceso para emitir un estado financiero, porque simula el cierre contable y determina utilidad o pérdidas.