CUENTAS T

Método de la cuenta T:

Existe la forma gráfica de presentar las cuentas en forma de T, utilizada por el aprendiz que se inicia en estas labores, la que se puede interpretar desde el punto de vista de la persona que observa:

En la parte superior se identifica el nombre de la cuenta mayor o de balance, la cuenta nominal o de ingresos, egresos , etc..

En la parte izquierda de la persona que observa se registra o escriben los movimientos débitos (valores que recibe).

En la parte derecha los movimientos créditos (valores que entrega), para saldar o calcular el saldo de la cuenta se traza una línea inferior y se suman los movimientos, los que no son iguales.

Enseguida se coloca el saldo por diferencia entre los dos movimientos, por ejemplo, si los movimientos débitos son superiores a los créditos la diferencia se coloca al crédito para mostrar finalmente sumas iguales, caso contrario si los movimientos créditos son superiores a los débitos la diferencia se coloca al débito para obtener sumas iguales.

Dinámica de la cuenta T:

 para mostrar el proceso contable en forma didáctica algunos autores recurren a la cuenta T, para reemplazar la codificación del soporte en forma de reporte; no solamente con el nombre de la cuenta y el registro débito y crédito, sin embargo, para nadie es un secreto que este proceso no se usa en la elaboración de la contabilidad manual, las cuales son reemplazadas en la práctica por el registro diario que sirve a su vez para la elaboración del comprobante de contabilidad y de los libros auxiliares respectivos en vía de extinción, por la presencia de los computadores que realizan ese trabajo. 

 a) Método de la partida doble:

 

La partida doble es considerado el método matemático de la contabilidad, esta teoría expone que en toda transacción intervienen mínimo: 

la cuenta que recibe y otra cuenta que entrega para una operación sencilla, pero pueden suceder operaciones múltiples donde sean varias las cuentas que reciben (se debita) y varias las que entregan (se acreditan), como si fuera una balanza. 

De esta forma, se mantiene el equilibrio entre los valores recibidos (débitos) con los valores entregados (créditos) y se fortalece el método de la partida doble. Por consiguiente, cada transacción tendrá un doble registro como mínimo, uno a la cuenta del activo o egresos y otro a la cuenta de pasivo, patrimonio o de ingresos; en forma simple o múltiple. El saldo de cada cuenta después de haber acumulado todas las transacciones de un periodo, sirve para elaborar los estados financieros como resultado final de una contabilidad financiera donde se guarda el equilibrio de la partida doble.

 b) Método de la ecuación contable A partir del método de contabilidad de la partida doble, resulta entonces la ecuación contable, que presenta los activos en equilibrio con la suma de los pasivos y el patrimonio:

 Activos = Pasivo + Patrimonio 

Esta ecuación también puede confeccionarse de otras formas a partir de la primera ecuación:

 Activos + Costos + Gastos = Pasivos + Patrimonio + Ingresos 

Activos = Pasivos + Patrimonio + (Ingreso – Costos – gastos)

 Activos – Pasivos = Patrimonio + (Ingresos – costos – gastos) 

 

Para practicar la ecuación contable, se debe buscar toda clase de transacción para identificar que cuentas reciben los derechos o bienes de capital o que cuentas entregan dichos bienes o derechos, para mostrar en forma permanente el equilibrio de la ecuación que contribuye a el objeto de ser la contabilidad y de los estados financieros del balance general y el estado de resultados. 

c) Ajustes contables 

Por demasiado cuidado que se tenga en el registro de las operaciones, así esté sistematizada la contabilidad, el carácter humano del operador en uno y otro sistema hace que se omitan registros que se requieren del consecuente ajuste de las operaciones, por esta razón y antes de emitir estados financieros se debe consultar las normas básicas y técnicas consagradas en el decreto reglamentario 2649 de 1993 para reconocer hechos con posterioridad a la fecha de corte, antes de la emisión de los estados financieros.

 Ajustes: los ajustes a las operaciones son de tres tipos:

•   Hechos económicos no reconocidos. 
•  Errores involuntarios que son objeto de recomendaciones de auditoría. 
• Ajustes a los pasivos en moneda extranjera y en unidades UVR.  Algunos ejemplos de hechos no reconocidos pueden ser las mercancías recibidas con orden de remisión y que en el momento no se conoce la factura, gastos por transporte de carga sin conocimiento de factura de transporte, nómina de empleados al igual que las prestaciones sociales sin causar. 

Los errores involuntarios pueden ser cambios en el valor del soporte, error en la codificación y por último los errores en el cálculo de la depreciación, amortización y agotamiento. 

Cierre: 

el cierre contable es el procedimiento que se ejecuta antes de divulgar cualquier estado financiero, cancelando las cuentas nominales de ingresos y egresos operacionales, de ingresos y egresos no operacionales, para mostrar el resultado neto del ejercicio en la parte pertinente del patrimonio, como única cuenta 360505 Utilidades del ejercicio o 361005 Pérdidas del ejercicio, que se obtienen del estado de resultados. 

El cierre contable o cierre del ejercicio está previsto hacerlo mensualmente, cuando los estados financieros son intermedios o anualmente cuando solamente se presentan al finalizar el ejercicio contable, cuando el sistema es manual, en cambio cuando es por computador no requiere este proceso para emitir un estado financiero, porque simula el cierre contable y determina utilidad o pérdidas. 

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DEFINICIÓN Y CLASIFICACIÓN DE CUENTAS

Cuenta

La cuenta es como una persona, con capacidad de dar y recibir, por consiguiente, todo lo que recibe o entrega lo acumula en forma ordenada y muestra la diferencia en el saldo. Las operaciones comerciales se relacionan con una cuenta en particular, las que presentan movimiento débito y movimiento crédito y como resultado el saldo que implica:

•  Disponibilidad (caja general, bancos, fondos).
•  Inversiones a corto plazo (títulos, acciones, cuotas, partes de interés social).
•  Valores a recaudar (clientes, ingresos por cobrar).
• Materias primas (inventarios de materias, materiales).
• Mercancías (Productos no elaborados por la empresa).
•  Valores con capacidad de ser realizable (inventarios).
•  Valores capitalizados en activos (propiedades, planta y equipo, maquinaria, muebles y enseres, etc.).
•  Contribuciones al Estado (impuestos, gravámenes y tasas, nacionales o municipales).
• Obligaciones laborales (sueldos, prestaciones sociales, aportes patronales, parafiscales).
•  Obligaciones por pagar (proveedores de bienes y servicios).
• Cuentas por pagar (gastos a terceros).
•  Deudas con instituciones financieras (Obligaciones financieras).
•  Valor a reembolsar o restituir a sus dueños (patrimonio).
•  Beneficios por distribuir (utilidades del ejercicio, acumuladas, dividendos o participaciones).
•  Superávit por realizar (valoración económica de activos pendiente de realizar en el momento de la enajenación). (Fierro, 2011)

Las cuentas se pueden interpretar como una serie de cajoncitos con nombres propios, donde se guarda y se saca los valores comunes a él, para mostrar al final un saldo y elaborar el balance, el cual actúa y acumula transacciones para el nuevo periodo.

Clasificación de las cuentas

Según su naturaleza:

•  Naturaleza débito: porque el saldo de la cuenta siempre aumenta con los registros que se hagan al débito y disminuyen con registros al crédito, su saldo siempre representa derechos y bienes controlados por la empresa.

• Naturaleza crédito: porque el saldo de la cuenta siempre aumenta con registros que se hacen en el crédito y disminuye con registros al débito, su saldo representa las obligaciones que tiene la empresa surgida de unos sucesos pasados. (Fierro, 2011)

Las cuentas de naturaleza débito son las que trabajan para producir y las cuentas de naturaleza crédito son las que consumen el trabajo.

Según los estados financieros:

Las cuentas que contienen los estados financiero, balance general y estado de resultados, se clasifican en cuentas reales, nominales y cuentas de orden.

Cuentas reales o de balance: son las cuentas con las cuales se prepara el balance general y corresponden a las clases: 1. Activo, 2. Pasivo y 3. Patrimonio.

•  Activo: son derechos y bienes que controla el ente económico al servicio de la actividad, tanto en capital de trabajo operativo, como bienes de capital e inversiones, diferidas todas ellas aumentan su saldo con los registros en el débito y disminuyen su saldo con registros en el crédito.

ARTÍCULO 35: un activo es la representación financiera de un recurso obtenido por el ente económico como resultado de eventos pasados, de cuya utilización se espera que fluyan a la empresa beneficios económicos futuros. (Decreto 2649, 1993)

Por ejemplo:

- Caja. - Bancos. - Deudores. - Inversiones. - Inventarios. 

• Pasivo: son las obligaciones contraídas por el ente económico con terceras personas, porque han facilitado el financiamiento y han permitido desarrollar sus operaciones e inversiones, ellas aumentan sus saldos con registros en el crédito y disminuye con registros en el débito, su saldo siempre será de naturaleza crédito.

pasivo es una obligación presente en la entidad, surgida a raíz de sucesos pasados, al vencimiento de la cual, y para cancelarla, la entidad espera desprenderse de recursos que incorporan beneficios económicos.” (Fundación IASC, 2009)

Por ejemplo: - Obligaciones financieras. - Proveedores. - Impuestos por pagar.

- Cuentas por pagar.

•  Patrimonio: son los aportes llevados por los dueños al fondo común de la empresa para desarrollar la actividad comercial que se denomina capital social, que luego se alimentan con parte de los beneficios que se acumulan durante la vida del negocio y se llaman reservas, utilidades acumuladas; y otras se distribuyen en calidad de dividendos o participaciones por pagar en acciones, cuotas o partes de interés social. Estas cuentas aumentan con registros en el crédito y disminuyen con registros en el débito, su saldo siempre será de naturaleza crédito.

“Es la participación residual en los activos de una entidad una vez deducidos todos sus pasivos.” (Fundación IASC, 2009)

Cuentas nominales o de resultado: acumulan las operaciones realizadas durante un ciclo contable y están relacionadas con las clases: 4 Ingresos, 5 Gastos, 6 Compras y 7 Costos de producción u operación.

• Nominales de ingreso: recogen los ingresos por ventas o prestación de servicios y se disminuyen con las devoluciones o anulación de los contratos. Hacen parte los grupos 41 Operacionales, 42 No operacionales y estas a su vez tienen múltiples conceptos.
• Nominales de gasto: son todos los gastos de administración y de distribución y venta, necesarios en la producción de la renta. Hacen parte los grupos 5 Operacionales de administración, 52 Operacionales de ventas, 53 No operacionales, 54 Impuesto de renta y complementarios y 59 Ganancias y pérdidas. (Fierro, 2011)
•  Nominales de costo: son los costos de la mercancía vencida, no fabricada por la empresa y tratándose de empresas de fabricación, está compuesta por los costos de producción y venta. Hacen parte los grupos 61 Costo de venta y prestación de servicios, cuando se maneja el sistema de inventario permanente y la 62 Compras cuando se maneja el sistema de inventario periódico.
• Costos de producción u operación: cuando la empresa es manufacturera, debe utilizar cuentas apropiadas para la producción, antes de llevar los productos a los inventarios, los que a su vez en el momento de la venta contribuyen en costos de la mercancía vendida y fabricada por la empresa. Hacen parte los grupos 71 Materia prima, 72 Mano de obra directa, 73 Costos indirectos y 74 Contratos de servicios.

Cuentas de orden: recoge los hechos económicos que no comprometen directamente la estructura financiera del balance o del estado de resultados y se clasifican en las clases de cuentas, 8 Cuentas de orden deudoras y 9 Cuentas de orden acreedoras. (Fierro, 2011)

•  De orden deudora: son hechos o circunstancias que generan derechos que pueden afectar la estructura financiera, también se incluyen registros de control interno de activos, información general o control de futuras situaciones, así como las diferencias en las conciliaciones tributarias. Son de naturaleza débito. 

• De orden acreedora: son compromisos o contratos que se relacionan con posibles obligaciones que pueden llegar a afectar la estructura financiera, se incluyen los registros de control interno de pasivos y patrimonio, como también las diferencias en conciliaciones tributarias entre los pasivos y patrimonio con las declaraciones de renta. Son de naturaleza débito y aumentan su saldo con los siguientes grupos 91 Responsabilidades contingentes, 92 Acreedoras fiscales, 93 Acreedoras de control, y son de naturaleza crédito, 94 Responsabilidades contingentes por el contrario, 95 Acreedoras fiscales por el contra y 96 Acreedoras de control por el contra.

La característica principal de las cuentas de orden es que son cruzadas, quiere decir que no se combinan con ninguna otra cuenta real o nominal que conforme se crean y cancelan cruzando sus saldos cuando han cumplido su objetivo.

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SOPORTES CONTABLES

Soportes de contabilidad internos:

1. Recibo de caja o comprobantes de ingreso

El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se archivan así: una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.

El recibo de caja se contabiliza con un débito a la cuenta de caja, y el crédito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas al contado ya que para ellas el soporte es la factura. (Universidad Libre de Colombia, 2009)

2. Recibo de consignación

Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus cuentahabientes para que lo diligencien al consignar. El original queda en el

banco, y una copia con el sello del cajero recibido o el timbre de la máquina registradora, sirve de soporte para la contabilidad de la empresa que consigna.

Hay dos tipos de formatos de consignaciones, uno para consignar efectivo y cheques de bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas.

 (Universidad Libre de Colombia, 2009)

Los soportes de contabilidad se elaboran en original y las copias que sean necesarias según las exigencias de la empresa.

Comprobante de depósito y retiro de cuentas de ahorros

Las corporaciones de ahorro y crédito han diseñado unos formatos que suministran a sus clientes, en libretas, para que sean diligenciados al depositar o retirar dinero de su cuenta de ahorros. Este soporte tiene dos opciones para elegir sólo una; depósitos en efectivo o cheques de bancos locales y retiro en efectivo o en cheque, de acuerdo con la cuantía y exigencia del cliente. (Universidad Libre de Colombia, 2009)

3. Factura de venta

• Concepto

“La factura comercial es un soporte contable que contiene además de los datos generales de los soportes de contabilidad, la descripción de los artículos comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de pago.” (Universidad Libre de Colombia, 2009)

Desde el punto de vista del vendedor se denomina factura de venta y del comprador factura de compra. Generalmente, el original se entrega al cliente y se elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.

• Requisitos de la factura

La factura se debe expedir con los siguientes requisitos:

- Estar denominada expresamente como factura de venta, preimpreso.

- Numeración en orden consecutivo, preimpreso.

- Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien preste el servicio, preimpreso.

- Apellidos y nombre o razón social del adquiriente de los bienes o servicios.

- Fecha de expedición.

- Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.

- Valor total de la operación.

- El nombre o razón social y NIT del impresor de la factura, preimpreso.

- Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas. (Universidad del Quindío, s.f)

•  Documentos equivalentes a la factura

Son documentos equivalentes a la factura:

- Los tiquetes de máquinas registradoras.

- Las boletas de ingreso a espectáculos públicos.

- Los tiquetes de transporte de pasajeros.

- Los recibos de pago de matrículas y pensiones expedidos por los establecimientos de educación reconocidos por el Gobierno.

- Pólizas de seguros, títulos de capitalización y los respectivos comprobantes de pago.

- Extractos expedidos por sociedades fiduciarias, fondos de inversión, fondos de inversión extranjera, fondos mutuos de inversión, fondos de valores, fondos de pensiones y de cesantías.

- Facturas electrónicas. (Decreto 1165, 1996)

“Entiéndase por factura electrónica el documento computacional que soporta una transacción de venta de bienes o prestación de servicios, transferido bajo un lenguaje estándar universal denominado Edifact de un computador a otro.” (Decreto 1094, 1996)

• ¿Quiénes no están obligados a facturar?

No se encuentran obligados a expedir factura en sus operaciones:

a) Los Bancos, las Corporaciones Financieras, las Corporaciones de Ahorro y Vivienda, las Compañías de Financiamiento Comercial;

b) Las Cooperativas de Ahorro y Crédito, los Organismos Cooperativos de grado superior, las Instituciones Auxiliares del Cooperativismo, las Cooperativas Multiactivas e Integrales, y los Fondos de Empleados, en relación con las operaciones financieras que realicen tales entidades;

c) Los responsables del régimen simplificado;

d) Los distribuidores minoristas de combustibles derivados del petróleo y gas natural comprimido, en lo referente a estos productos;

e) Las empresas que presten el servicio de transporte público urbano o metropolitano de pasajeros, en relación con estas actividades;

f) Quienes presten servicios de baños públicos, en relación con esta actividad;

g) Las personas naturales vinculadas por una relación laboral o legal y reglamentaria, en relación con esta actividad;

h) Las personas naturales que únicamente vendan excluidos del impuesto sobre las ventas o presten servicios no gravados, siempre y cuando no sobrepasen los topes de ingresos y patrimonio exigidos a los responsables del régimen simplificado. (Decreto 1001, 1997)

•  Factura de venta de mercancía al contado

Al contabilizar las ventas al contado se debita caja y se acredita comercio al por mayor y al por menor, si la mercancía no está gravada; si está gravada se acredita también la cuenta impuesto sobre ventas por pagar.

Al contabilizar las compras al contado se debita compras, si la mercancía no está gravada se debita además impuesto sobre las ventas por pagar, y se acredita bancos o caja.

•  Factura de venta de mercancía a crédito

El vendedor elabora la factura en original y copias, de acuerdo con su organización contable, así: original para cartera, una copia para el cliente, otra para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad. La empresa que compra mercancía al contado o a crédito, seleccionan los proveedores que les cotizan los artículos de acuerdo con la calidad, precio y condiciones de pago que se ajustan a sus necesidades.

Después de estudiar las solicitudes de mercancía de su almacén, efectúan los pedidos de mercancías mediante una orden de compra para el proveedor elegido, por haber, presentado la mejor cotización.

4. Comprobante de venta con tarjeta de crédito

•  Concepto de tarjeta de crédito

“La tarjeta de crédito (o dinero plástico) es un medio de pago que utiliza el tarjetahabiente en los establecimientos afiliados al sistema.” (Universidad Libre de Colombia, 2009)

La tarjeta de crédito se adquiere mediante un contrato de apertura y utilización de tarjeta de crédito, suscrito mediante la entidad financiera y una persona natural o jurídica. Por medio del contrato, el tarjetahabiente se compromete a utilizar este documento en forma personal e intransferible y a pagar periódicamente a la entidad financiera los valores correspondientes a los bienes o servicios comprados a través de este medio.

El establecimiento comercial para afiliarse al sistema suscribe un contrato con la entidad financiera, mediante el cual el afiliado se compromete a aceptar las tarjetas de crédito como un medio de pago de sus clientes y a la vez la entidad financiera se compromete a pagar al afiliado las sumas de los comprantes firmados por los tarjetahabientes, deducido por el servicio un porcentaje de comisión que oscila entre el 5% y el 10%.

• Consignación del comprobante de venta

El vendedor consigna el comprobante de venta con tarjeta de crédito en la cuenta corriente del afiliado para lo cual se presenta la liquidación y el formato establecido debidamente diligenciado.

5. Cheque

Es un título valor por medio del cual una persona llamada "girador", ordena a un banco denominado "girado" que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado "beneficiario".

6. Comprobante de pago o de egreso

Llamado también orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque.

Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo. Para mayor control en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el titulo valor se entrega al beneficiario. (Universidad Libre de Colombia, 2009)

Los soportes contables deben asentarse en forma ordenada y resumida, expresando claramente las transacciones que diariamente se realizan en una empresa.

7. Letra de cambio

Este documento negociable o título valor es una orden incondicional de pago que da una persona llamada "girador" a otra llamada "girado", para que pague a la orden o al portador, cierta suma de dinero, a la vista o en una fecha determinada.

En el comercio se utiliza la letra de cambio como garantía de pago de compras y ventas a crédito. (Universidad Libre de Colombia, 2009)

El vendedor hace firmar letras de cambio a sus clientes y se denominan letras por cobrar; el comprador acepta las letras a sus proveedores y se llaman letras por pagar.

8. Pagaré

“Es un título valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta cantidad de dinero en una fecha determinada. Este documento se utiliza para respaldar los créditos bancarios.” (Universidad Libre de Colombia, 2009)

Nota débito

Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de facturas y los intereses causados por financiación o por mora en el pago de sus obligaciones. (Universidad Libre de Colombia, 2009)

Nota crédito

Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estén liquidados en la factura o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancías, para su contabilización se utiliza un comprobante que se denomina nota crédito.

Este comprobante se prepara en original y dos copias; el original para el cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.

Recibo de caja menor

“El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque. Para ello se establece un monto denominado caja menor.” (Universidad Libre de Colombia, 2009)

Soportes de contabilidad externos

Nota de contabilidad

“Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen un soporte contable como es el caso de los asientos de corrección, ajustes y cierre.” (Universidad Libre de Colombia, 2009)

Comprobante diario de contabilidad

Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indica el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se le anexan los documentos y soportes que lo justifiquen.

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CICLO CONTABLE

Describe el proceso de la contabilidad fundamentalmente en los siguientes aspectos:

•  Recolección de todos los documentos de contabilidad (recibos de caja, comprobantes de pago, facturas de venta, facturas de compra, notas de contabilidad, etc.).
• Codificación de los soportes contables con la ayuda del concepto de cuenta y manejo del Plan Único de Cuentas.
•  Elaboración del comprobante de contabilidad con todos los soportes anteriores.
•  Registro de los libros auxiliares tanto en la cuenta de control y subcuentas y de los libros principales.
• Ajustes contables que sean necesarios.
•  Elaboración de los estados financieros del ejercicio.
•  Informe de gestión para calificar el desempeño de sus directivos.

Definición

El ciclo contable es el proceso que debe seguirse para garantizar que todos los hechos económicos se reconocen y se transmiten correctamente a los usuarios de la información (Articulo. 46, Decreto Reglamentario 2649/93). El ciclo de información contable está compuesto por tres procesos: entrada, proceso y salida de la información contable.

Entrada de la información

El ciclo contable muestra todo el proceso de información financiera y consistente fundamentalmente en los siguientes aspectos:

• Transacciones comerciales resultado de la naturaleza del negocio.
• Recolección de los documentos soportes externos e internos.
• Codificación de cada soporte en sus operaciones o transacciones.
• Resumen de las operaciones en el comprobante de contabilidad.
• Registro en los libros de contabilidad auxiliar y principal.
• Elaboración de los estados financieros. 

El ciclo es válido tanto por la contabilidad manual como también para la contabilidad sistematizada.

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CLASES DE CONTABILIDAD

Existen diferentes bases comprensivas de contabilidad. Las más importantes permiten referirse a seis grandes tipos de contabilidad:

1. Contabilidad financiera.

2. Contabilidad fiscal.

3. Contabilidad gerencial.

4. Contabilidad científica.

5. Contabilidad ambiental.

6. Contabilidad estandarizada.

-Contabilidad financiera: es la más conocida de todas y su base comprensiva son los principios de contabilidad generalmente aceptados a partir de los cuales se ha elaborado un modelo contable basado en el costo histórico recuperable y en el concepto de mantenimiento del capital financiero nominal.

El objetivo es que pretende con esta base es proporcionar información respecto de la información financiera, el desempeño y los cambios en la posición financiera de la empresa, de utilidad para un amplio rango de tomadores de decisiones.

-Contabilidad fiscal: la base de la contabilidad es la base gravable, definida en términos impositivos a partir del poder coercitivo del Estado para obtener recursos. No necesariamente es una base técnica aunque se insiste que por desarrollo del principio de legalidad, debe cumplir condiciones de equidad y justicia. En últimas, corresponde a las decisiones de política económica del Estado.

-Contabilidad gerencial: la información para usuarios externos y con marcada responsabilidad social (contabilidad financiera) sigue siendo importante. Pero la

gerencia necesita otro tipo de información, ahora de carácter interno, con el fin de impulsar y controlar su gestión, proceso que recibe el nombre de contabilidad gerencial (administrativa, directiva, interna, etc).

-Contabilidad científica: la contabilidad como tal no es ciencia. Es un conocimiento intuitivo-empírico, práctico. Un arte. O si se prefiere usar términos modernos, una tecnología. En un ejercicio tiene prelación la rutina (mecanización, automatización), la experiencia y el sello personal de quien ejerce.

-Contabilidad ambiental: toma vigencia por la responsabilidad de todo ente económico de preservar la naturaleza al momento de desarrollar su objeto social con responsabilidad, para que su rentabilidad obtenida no sea a costa de la destrucción del medio ambiente.

-Contabilidad estandarizada: las nuevas tendencias de la contabilidad son hacia la armonización, estandarización y ahora último a la convergencia de las normas internacionales de contabilidad para que permita elaborar información que sirva para cualquier continente, el flujo de capitales y movimientos de bienes y servicios de empresas transnacionales, de tal manera que el contador tiene la responsabilidad de actualizar sus conocimientos con los parámetros internacionales y lograr ser eficiente en una economía globalizada mediante los nuevos tratados internacionales de libre comercio y libre ejercicio profesional.

El tema es objeto de estudio en simposios y congresos de contadores públicos, al terminar el año 2004 se conoció la prorroga según la Ley 992 por dos años más del Artículo 63 de la Ley 550 de 1999, mejor conocida como Ley de Intervención Económica, sin embargo, hoy no se conocen los pronunciamientos del órgano normativo Consejo Técnico de la Contaduría, respecto a los ajustes pertinentes en materia de contabilidad y aseguramiento de la información en cumplimiento de la Ley 1314 de 2009.

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HISTORIA Y DEFINICIÓN DE LA CONTABILIDAD

La contabilidad

Desarrollo histórico

Hechos representativos de la contabilidad en la época antigua:

Durante la época del esclavismo lo que era la propiedad común se convirtió en propiedad privada y se dio en cierta forma la primera organización del Estado. Las tribus vencidas eran sometidas en calidad de esclavos, convirtiéndose esto en uno de los hechos más importantes de la contabilidad, debido a que el esclavo más inteligente llamado Nomenclator (Ruiz, 1985, 104) tenía la misión de llevar la contabilidad de los esclavos del amo, pues estos eran considerados bienes.

En Roma existían muchas luchas entre patricios y plebeyos, particularmente por motivos de deudas y abusos cometidos por los acreedores (patricios), en contra de los deudores, debido a esto se vio la necesidad de implementar medidas legislativas como la “Paetiela papiria” (impuesta por Marco Tulio Cicerón); la cual se basaba en la inscripción del nombre del deudor en el Codex del acreedor con el consentimiento de primero y la mención de la cantidad de vida para crear la obligación a favor del acreedor.

Después del esclavismo, aparece el feudalismo, donde el poder no está en la cantidad de esclavos sino en la tierra. La iglesia se convierte en un sector predominante como la primera institución bancaria, que concedía préstamos y se apropiaba de las tierras como castigo por el no pago, hoy en día esto es el cobro jurídico. En esta época predominó la Contabilidad Romana, donde realmente se impulsó la partida doble y además, aparecen los libros auxiliares con disposiciones específicas (Gertz Manero, 1976, 74-75) como:

•  Registro de operaciones en orden cronológico.
•  No se podían dejar espacios en blanco entre las partidas.
•  Mención del documento soporte de la operación.

Posteriormente, en la época del mercantilismo, dos acontecimientos marcaron su desarrollo: el crecimiento de la economía monetaria y el surgimiento de los Estados Nacionalistas. Durante el siglo XVI, la actividad contable entra en una etapa de gran auge, tanto en el campo económico, como en el campo profesional. Carlos V emitió en Valladolid una Cédula Real en la que se ordena el cómo se deben registrar las operaciones, y se establece que todas deben estar firmadas por el contador y el tesorero, esto es “El Principio Fundamental de Control”.

Luca Paciolo, revelador de la partida doble Estudiando la historia, puede observarse que no fue Paciolo quien descubrió la partida doble, pues varios tratadistas ya la habían desarrollado antes que él; sin embargo, Fray Luca Paciolo, nacido en 1445, en el burgo de San Sepolcro, provincia de Toscana, merece el reconocimiento por la primera edición impresa del tema, pues las obras producidas cientos de años atrás, eran todas manuscritas. La vida de este ilustre personaje, merece un análisis para la mejor comprensión de su obra, que inauguró una nueva fase de la literatura contable y cuyos efectos perduran hasta nuestros días. Fray Luca Paciolo fue monje de la orden de San Francisco de Asís, en su juventud se radicó en Venecia con un prominente comerciante judío llamado Antonio Rompíais, allí estudió en la escuela Doménico Bragadino un “lector público de matemáticas” (López De Sá, 2002, 87), pasó varios años de su vida fuera de Venecia estudiando las grandes teorías matemáticas y se especula que en ese periodo se empezó a relacionar con la contabilidad, cuando regresó, imprimió su célebre obra Summa de arithmetica, geometría, proportioni et proportionalita (todo sobre aritmética, geometría, proporciones y proporcionalidades), en el año de 1494.

El propósito de Paciolo era diseñar un sistema de contabilidad para proporcionar al comerciante información oportuna en relación con sus activos y obligaciones. Con respecto al tema, Paciolo da una explicación del inventario diciendo que es una lista de activos y pasivos realizada por el propietario de la empresa antes de iniciar actividades, dicho inventario deberá ser hecho en un solo día; toda operación será registrada por sus efectos de créditos y débitos, el libro Mayor (Quaderno) llevaba usualmente un índice y era balanceado cuando se agotaban las paginas, este libro era saldado por dos personas, el balance de cierre era el mismo balance para abrir un nuevo libro, este proceso se denominaba “Summa summarium”, su clausura era correcta si débitos y créditos eran iguales, las operaciones por el débito se conocían por la preposición “Per” y las del crédito por “A”.

Paciolo murió en 1514 después de haber dedicado su vida a las matemáticas y en particular, a las matemáticas comerciales. Inventó procedimientos para la

suma, resta, multiplicación y división, y hasta se podría decir que la forma de división de hoy es un invento más de Paciolo y sus publicaciones son un legado importante que se conservan como la base de la contabilidad actual. (Fierro, 2011)

Definición de contabilidad

La contabilidad permite identificar, medir, clasificar, registrar, interpretar, analizar, evaluar e informar la historia de las operaciones de un ente económico, en forma clara, completa y fidedigna (Articulo. 1°, Decreto Reglamentario 2649/93).

La contabilidad es un proceso para la elaboración de información de las empresas de producción, de comercio y de servicios, que comprende tres conceptos básicos:

• Causación o devengo de todas las operaciones independientemente sean en efectivo o a crédito.
• Efectivo, cuando se recibe el efectivo por concepto de cartera.
•  Acumulación de todos los valores causados, menos los valores recuperados.

Estos conceptos se resumen en los tres estados financieros simultáneamente: la causación es por excelencia para el Estado de Resultados, el efectivo es para el Flujo de caja, como la acumulación lo es para el Balance general.

De la definición de la contabilidad se deducen los siguientes conceptos: recolectar, identificar, medir, clasificar, codificar, acumular, registrar, emitir estados financieros, interpretar, analizar, evaluar e informar y hacer el seguimiento al desarrollo de las operaciones de un ente económico, en forma clara, completa y fidedigna.

Todas las definiciones sobre contabilidad giran en torno a la norma, que describe un proceso donde confluyen las siguientes actividades:

1. Recolecta todos los documentos soportes de contabilidad utilizados durante el periodo contable, tales como recibos de caja, consignaciones, comprobantes de pago, facturas de venta, notas de contabilidad, entre otros; como resultado de las múltiples transacciones en las decisiones de inversión en activos fijos, operaciones de compra y venta de mercancías no fabricadas por la empresa, pago de gastos y del financiamiento por la consecución de recursos para desarrollar la actividad.

2. Identifica en cada transacción realizada contenida en el soporte de contabilidad, la causa y el efecto, para encontrar la cuenta precisa que aumenta o disminuye y darle la importancia relativa a cada interrogación al considerarlo: un gasto necesario, proporcional y con relación de causalidad con la actividad, una inversión para la producción de la renta, o un financiamiento como apoyo al capital de trabajo o a los bienes o activos fijos.

3. Mide el valor económico de la transacción mediante verificación de precios, cálculos aritméticos, autorizaciones, requisitos legales. Otro aspecto bien importante de la contabilidad es la medición de los bienes y los derechos que tiene la empresa para producir riqueza, cuando han pasado varios años de posesión, la medición se hace con base en estudios de avalúo técnico para darle un justo valor razonable en la contabilidad.

4. Clasifica cada documento soporte de contabilidad, por grupos homogéneos de operaciones, tales como ingresos de caja, facturas de ventas, facturas de compras, comprobantes de pago, notas de contabilidad de ajustes contables, para continuar con el siguiente proceso.

5. Codifica cada soporte en la parte pertinente mediante un código establecido en el Plan Único de Cuentas (PUC) para los comerciantes, el cual se adopta por cada empresa de acuerdo al sector y a las necesidades de información.

6. Acumula en el Comprobante de Contabilidad todas las operaciones similares a una determinada cuenta, expuestas en los soportes de contabilidad por las operaciones llevadas a cabo, durante un periodo contable que puede ser un día o un mes, con el fin de proceder al siguiente proceso. Si la contabilidad es sistematizadas este proceso se cambia por el ingreso de cada transacción en los documentos del programa de contabilidad que se identifican por la clase el número, periodo y fecha, valor, códigos de las cuentas afectadas, y valor de la transacción, los cuales se resumen en el comprobante de diario.

7. Registra los libros auxiliares en el procedimiento manual mediante el comprobante de contabilidad, en primer lugar en la hoja control y luego a sus respectivas sub-cuentas que se identifican en cada hoja del libro, para luego elaborar los libros principales de contabilidad (Diario, Mayor y Balances,

Inventarios) y presentar los informes financieros. Si la contabilidad se lleva en un programa de contabilidad, tanto los libros auxiliares como principales al igual que los estados financieros se emiten como reportes, mediante doble clic.

8. Emite estados financieros, mediante la elaboración de la hoja de trabajo con el objeto de darle racionabilidad a la información y terminar el proceso contable. La emisión de estados financieros es muy sencilla cuando se dispone de un programa de contabilidad como el de Novasoft, porque con un clic se las operaciones del ejercicio, y con otros en reportes se obtienen los estados financieros que se requieren.

9. Interpreta los resultados de la contabilidad, justifica su estructura financiera, elabora los indicadores financieros y de gestión para encontrar respuesta al desempeño de la administración y mediante una segunda lectura los relaciona con los del sector y concluye un informe.

10. Analiza los problemas, mediante el estudio de causas y efectos para plantear soluciones y planes de mejoramiento de las situaciones críticas que no permiten lograr el éxito en el mediano y largo plazo.

11. Evalúa la factibilidad financiera de la empresa en marcha, e incorpora soluciones a los problemas, con nuevas actividades operativas y estratégicas que la ubiquen en nuevos escenarios probables y posibles, con un análisis de los resultados de acuerdo al devenir de la empresa; quiere decir que además de las operaciones propias del negocio se muestran otras alternativas en un horizonte con la prospectiva posible que se desea.

12. Informa a los usuarios los resultados en primera instancia a la gerencia, luego a la Asamblea general o Junta de socios que toma las decisiones de

mejoramiento, estrategias hacia el futuro, distribución de excedentes. También a los proveedores, nuevos inversionistas del mercado de valores y empleado que requieran información.

13. Seguimiento mediante indicadores de gestión sobre los planes que dan la factibilidad financiera al negocio para llegar al final del ejercicio económico con resultados y dar explicación a las diferentes situaciones que se solventaron durante el periodo contable.

La definición de contabilidad como proceso incluye muchas actividades importantes para obtener el objetivo de información oportuna y objetiva sobre la racionabilidad de las operaciones, que en la mayoría de las contabilidades se quedan en la actividad nueve, donde apenas sacan unos indicadores sin ninguna lectura de análisis ni ubicación en el sector, por consiguiente, falta profundizar los últimos cuatro puntos que son los que generan valor agregado a la empresa y le da al contador y al administrador la relevancia profesional.

Algunos gurús de la administración opinan que tomar decisiones sobre los informes de contabilidad no tiene sentido, primero, porque solamente se limitan a presentar unos estados financieros fríos sin ningún análisis y sin la evaluación de la situación real; y segundo, cuando se presentan ya tienen tres meses de retardo.

Otros opinan que administrar la empresa con base en los datos de contabilidad, es como quien maneja un carro mirando por el espejo retrovisor, pues aunque no se debe desconocer el pasado, hay que potenciarlo mediante planes de acción para tener éxito en el futuro. La verdad es que todo es cierto, porque hay administradores que toman decisiones sobre el Estado de Resultados, que es el más incierto, y porque debería utilizar el Estado de Flujos de Efectivo.

ABREME QUIERO QUE ME LEAS

¿COMO SE CLASIFICAN LAS EMPRESAS?

Las empresas se pueden clasificar según los siguientes criterios:

*Por la actividad

-Extractivas: son las empresas cuyo objetivo primordial, es la explotación de recursos que se encuentran en el subsuelo, como ejemplo; las empresas de petróleos, auríferas, de piedras preciosas y de otros minerales.

-Comerciales: son las empresas que se dedican a la compra y venta de productos naturales, semi elaborados y terminados a mayor precio del comprado, obteniendo así una utilidad. Un ejemplo de este tipo de empresa es un supermercado.

-Industriales: son las dedicadas a transformar la materia prima en productos terminados o semielaborados como las fábricas de telas, de muebles, de calzado, etc.

-Servicios: son las que buscan prestar un servicio para satisfacer las necesidades de la comunidad ya sea de salud, educación, transporte, recreación, servicios públicos, seguros y otros varios.

-Agropecuaria: son aquellas que explotan en grandes cantidades los productos de origen agrícola y pecuario. Dentro de los más comunes se encuentran las granjas agrícolas, las granjas porcinas, avícolas, apícolas, invernaderos, haciendas de producción agrícola, entre otros.

*Por su tamaño

En este orden: “Para la clasificación por tamaño empresarial, entiéndase micro, pequeña, mediana y gran empresa, se podrá utilizar uno o varios de los siguientes criterios:

1. Número de trabajadores totales.

2. Valor de ventas brutas anuales.

3. Valor activos totales.” (Congreso de la República, 2011)

- Mediana empresa:

a) Planta de personal entre cincuenta y uno (51) y doscientos (200) trabajadores,

b)  Activos totales por valor entre 100.000 a 610.000 salarios minimos mensuales legales vigentes.

- Pequeña empresa:

a) Planta de personal entre once (11) y cincuenta (50) trabajadores, o

b) Activos totales por valor entre quinientos uno (501) y menos de cinco mil (5.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes o,

- Micro empresa:

a) Planta de personal no superior a los diez (10) trabajadores o,

b) Activos totales excluida la vivienda, por valor inferior a quinientos (500) salarios mínimos mensuales legales vigentes.

*Por el origen del capital

-Oficiales o públicas: su capital proviene del Estado.

-Privadas: son aquellas en que el capital proviene de personas particulares.

-Economía mixta: el capital proviene una parte del Estado y la otra de personas particulares.

*Por los impuestos

Respecto al impuesto de renta:

-Contribuyentes, declarantes de régimen ordinario: son todas las personas naturales colombianas o extranjeras, residentes o no residentes y las personas jurídicas nacionales o extranjeras con excepción de las consideradas o no contribuyentes. Por ejemplo, quienes pertenecen a este grupo son: las personas naturales y sucesiones ilíquidas (nacionales, extranjeras, residentes y no residentes) que no cumplieron con los requisitos para estar exonerados de declarar; también las personas jurídicas (nacionales o extranjeras) que sean Limitadas (Ltda.), Sociedades Anónimas (S.A.), Sociedad por Acciones Simplificadas (S.A.S.), asimiladas, mixtas, industriales del estado; y las cajas de compensación familiar y fondos de empleados cuando desarrollen actividades industriales y de mercadeo. Las personas extranjeras quedan obligadas a declarar sólo cuando los ingresos obtenidos en Colombia no quedaron sometidos a retención en la fuente (ver numeral 2 del Art. 592 del Estatuto Tributario (ET) y literal “d” del Art.7 del Decreto 4907 de diciembre 26 de 2011).

-Contribuyentes, declarantes de régimen especial: entre estas se encuentran corporaciones, fundaciones sin ánimo de lucro, asociaciones gremiales y entidades del sector cooperativo.

Contribuyentes no declarantes: a este grupo pertenecen las personas naturales y sucesiones ilíquidas (colombianas o extranjeras, residentes o no residentes) que cumplan con los requisitos de los artículos 592, 593, 594-1 y 594-3 del Estatuto Tributario (ET), también califican las personas naturales extranjeras o jurídicas extranjeras, que no tengan residencia en Colombia, si todos los ingresos obtenidos en Colombia quedaron sujetos a retención (ver numeral 2 del Art. 592, y los literales “d” y “e” del Art. 7 del Decreto 4907 de 2011) y las personas jurídicas extranjeras sin domicilio en Colombia, o las naturales colombianas y extranjeras sin domicilio en Colombia, si llegan a poseer bienes en Colombia, pero durante el año no obtuvieron ningún tipo de ingresos o rentas en Colombia, no están obligadas a declarar ni a liquidar el impuesto, ni siquiera sobre la renta presuntiva. (Consejo de Estado, sentencia 16027 de abril 17 de 2008 que anuló el concepto DIAN 85384 de 2005).

-No contribuyentes declarantes: a este subgrupo pertenecen todas las entidades no contribuyentes, excepto las que figuren en la lista del artículo 598 Estatuto Tributario (ET). Ejemplos de no contribuyentes declarantes: partidos políticos, las universidades, los movimientos religiosos y otros (ver artículo 9 del Decreto 4907 de diciembre de 2011).

-No contribuyentes, no declarantes: entre estos se encuentra la nación, los departamentos, los municipios, el distrito de Bogotá, las juntas de acción comunal, las copropiedades de los edificios organizados en propiedad horizontal (ver artículo 10 del Decreto 4907 de diciembre de 2011).

Respecto al impuesto a las ventas (IVA), se pueden clasificar en:

Régimen simplificado: las personas naturales que presten servicios o vendan productos gravados con IVA, podrán hacerlo bajo este régimen, sólo si reúnen la totalidad de los requisitos que para ello exige el artículo 499 del Estatuto Tributario.

-Régimen común: pertenecen a esta régimen las personas jurídicas que venden bienes o prestan servicios que están gravados con el impuesto a las ventas, independientemente del monto de sus ingresos y las personas naturales que vende bienes o presta servicios que estén gravados con el impuesto a las ventas y que no cumplan con las requisitos del artículo 499 del Estatuto Tributario.

*Por el número de propietarios

-De un sólo propietario También denominadas Empresas Unitarias o de propietario único: Aunque una persona es la dueña, la actividad de la empresa se puede extender a más personas quienes pueden ser familiares o empleados particulares. En la legislación colombiana existe el concepto jurídico de Empresa Unipersonal (EU).

Mediante la Empresa Unipersonal una persona natural o jurídica que reúna las calidades requeridas para ejercer el comercio, podrá destinar parte de sus activos para la realización de una o varias actividades de carácter mercantil.

La Empresa Unipersonal, una vez inscrita en el registro mercantil, forma una persona jurídica.

PARÁGRAFO: cuando se utilice la Empresa Unipersonal en fraude a la ley o en perjuicio de terceros, el titular de las cuotas de capital y los administradores que hubieren realizado, participado o facilitado los actos defraudatorios, responderán solidariamente por las obligaciones nacidas de tales actos y por los perjuicios causados.

-Sociedades: Son aquellas constituidas por dos o más personas llamados socios que se agrupan por medio de un contrato de sociedad y son responsables del negocio.

Las sociedades se van conformando por una necesidad de los comerciantes y por una exigencia del capitalismo incipiente de cada una de las épocas en que surgieron:

Alta edad media la colectiva, siglo IX la comanditaria simple, siglo XII la comanditaria por acciones y siglo XVIII la anónima y la de responsabilidad limitada. El avance y desarrollo del comercio hicieron posible la aparición de formas asociativas con ánimo de lucro.

Fuente: (Fotolia, 2004)

*por la Clasificación legal

Habla de las sociedades civiles, sociedades comerciales, sociedades nacionales, sociedades extranjeras, sociedades matrices y subordinadas: filiales y subsidiarias.

-Sociedades civiles y sociedades comerciales: el criterio básico para establecer esta distinción, consiste conforme al artículo 100 del Código de Comercio Colombiano en la índole de las actividades o empresa que constituyen el objeto o empresa social de la compañía. Será sociedad civil, aquella que se propone como actividad, negocios de los que se relacionan en el artículo 23 del Código de Comercio Colombiano y que será comercial aquella sociedad que se propone como actividad o empresa social, negocios de los que se relacionan en los artículos 20 y 21 de la misma obra.

-Sociedades nacionales, sociedades extranjeras y sociedades mixtas: el artículo 469 del Código de Comercio Colombiano define las sociedades extranjeras a las que hubiesen sido constituidas conforme a la ley de otro país y al mismo tiempo tengan su domicilio principal en el exterior. Es pues imperiosa la coincidencia de los dos factores, pues faltando alguno de ellos la sociedad será nacional. Así mismo, el artículo 461 del Código de Comercio

define las sociedades de economía mixta, como las sociedades que se constituyen con aportes estatales y de capital privado.

-Sociedades matrices, subordinadas (filiales y subsidiarias): según su vinculación con otra u otras sociedades, puede ser matriz o subordinada conforme a lo previsto en los artículos 260 y 261 del Código de Comercio Colombiano, La Ley 222 del 20 de diciembre de 1995, en sus artículos 26 y 27 modificó estas dos disposiciones, diciendo que:

Una sociedad será subordinada o controlada cuando su poder de decisión se encuentre sometido a la voluntad de otra u otras personas que serán su matriz o controlantes, bien sea directamente, caso en el cual aquella se denominará filial o con el concurso o por intermedio de las subordinadas de la matriz, en cuyo caso se llamará subsidiaria. (Superintendencia de sociedades, 2007)

Se establecen en el artículo 27 numerales 1, 2 y 3 y en los parágrafos 1 y 2 presunciones de subordinación y se citan los siguientes casos según el Código de Comercio (1971):

“1. Cuando más del cincuenta por ciento (50%) del capital pertenezca a la matriz, directamente o por intermedio o con el concurso de sus subordinadas, o de las subordinadas de éstas.”

Y se agrega que para este caso no se tendrán en cuenta las acciones con dividendo preferencial y sin derecho a voto así:

2. Cuando la matriz y las subordinadas tengan conjunta o separadamente el derecho de emitir los votos constitutivos de la mayoría mínima decisoria en la junta de socios o en la asamblea, o tengan el número de votos necesario para elegir la mayoría de miembros de la junta directiva, si la hubiere. (Código de comercio, 1971)

*por la Clasificación de acuerdo con la forma de asociarse

-Sociedad colectiva: cuya característica principal estriba en la responsabilidad personal e ilimitada de los socios, por las obligaciones sociales conforme al inciso primero del artículo 294, cualquier estipulación en contra se tendrá por no escrita. Su razón social, se forma con el nombre y/o apellidos de uno o varios socios acompañados de las siglas "Hmnos", "& Cía.", "E Hijos".

Sociedad de responsabilidad limitada: al constituirse los socios, responden hasta el monto de sus respectivos aportes por los compromisos que contraiga la sociedad. Su nombre social se forma con un nombre cualquiera, acompañado de la sigla Ltda o la palabra Limitada. Ejemplo: Almacén La Paz & Cía. Ltda. Los aportes se pagarán totalmente al constituirse la sociedad.

-Sociedad anónima: de responsabilidad limitada que se caracterizan por la ausencia de toda responsabilidad de los socios o accionista en el pago de las obligaciones contraídas por la sociedad. Su capital está dividido en unidades llamadas acciones y para constituirse legalmente tiene que presentarlo así: el 100% es el capital autorizado, tiene que suscribir no menos del 50% y tiene que pagar ⁄ del capital suscrito. Su nombre social va acompañado de la sigla S.A. o Sociedad Anónima. Sus dueños o accionistas no son allegados y no se conocen unos a otros, esta sociedad para poderse constituir tiene que tener al primer momento como mínimo 5 accionistas.

-La sociedad por acciones simplificada: podrá constituirse por una o varias personas naturales o jurídicas, quienes sólo serán responsables hasta el monto de sus respectivos aportes, salvo lo previsto en el artículo 42 de la ley 1258 de 2008, el o los accionistas no serán responsables por las obligaciones laborales, tributarias o de cualquier otra naturaleza en que incurra la sociedad, la sociedad por acciones simplificada una vez inscrita en el Registro Mercantil, formará una persona jurídica distinta de sus accionistas, la sociedad por acciones simplificada es una sociedad de capitales cuya naturaleza será siempre comercial, independientemente de las actividades previstas en su objeto social. Para efectos tributarios, la sociedad por acciones simplificada se regirá por las reglas aplicables a las sociedades anónimas.

-Sociedad comanditaria simple o en comandita simple: se constituye con uno o más socios colectivos o gestores y uno o más socios comanditarios, los colectivos o gestores mantienen la responsabilidad total del negocio como en las colectivas, por lo tanto los comanditarios limitan su responsabilidad hasta el monto de sus respectivos aportes. La razón social es igual al de la sociedad colectiva pero agregándole S en C "Sociedad en Comandita".

-Sociedad comanditaria por acciones: esta se constituye con cinco socios como mínimo, de los cuales uno o más socios deben ser lectivos o gestores y uno o más socios deben ser comanditarios. La razón social igual al de la sociedad colectiva pero agregándole S. en C. por A. "Sociedad en Comandita por Acciones". Su capital está dividido en unidades llamadas acciones y para constituirse legalmente tiene que presentarlo así: el 100% es el capital autorizado, tiene que suscribir no menos del 50% y tiene que pagar ⁄ del capital suscrito.

-Sociedades de economía mixta: con este nombre se hace referencia a aquellas sociedades creadas por la ley o autorizadas por esta, formadas con capital estatal y capital privado que desarrollan actividades de índole industrial o comercial, conforme a las reglas del derecho privado. Se trata pues de una especie particular de asociación ubicada a mitad de camino, entre las sociedades de capital totalmente privado y las que por el contrario han sido formadas con dineros de las entidades públicas.

-Empresa Unipersonal: su inclusión en el libro correspondiente al régimen de las sociedades ha colocado a Colombia en el primer lugar de los países de América Latina en legislar sobre la Empresa Unipersonal a la manera como lo han hecho Estados Unidos y sólo dos o tres países de Europa. La persona natural o jurídica que reúna las calidades exigidas para ejercer el comercio, podrá destinar parte de sus activos para la realización de una o varias actividades de carácter mercantil, a través de la Empresa Unipersonal. Esta una vez inscrita en el registro mercantil y cumpla con las exigencias del artículo 72 de la ley 222 de 1995, forma una persona jurídica.

-Sociedades de comercialización internacional: son entes que organizados bajo cualquiera de las formas societarias que regula el legislador comercial, tienen como actividad principal efectuar operaciones de comercio exterior y particularmente orientar sus actividades hacia la promoción y comercialización de productos colombianos en los mercados externos. Tienen la obligación de incluir en su razón o denominación social la expresión sociedad de comercialización internacional o las letras C. I. Su nombre y objeto social deben cumplir con las exigencias del decreto 1740 de 1993.

Sociedades de hecho: la sociedad será de hecho cuando no se constituya por escritura pública. Su existencia podrá demostrarse por cualquiera de los medios probatorios reconocidos en la ley, artículo 498 del Código de Comercio.

*Por la función social

-Con ánimo de lucro: se constituye la empresa con el propósito de explotar y ganar utilidades.

Trabajo asociado: grupo organizado como empresa para beneficio de los integrantes Empresa Asociativa de Trabajo (EAT).

-Sin ánimo de lucro: aparentemente son empresas que lo más importante para ellas, es el factor social de ayuda y apoyo a la comunidad.

-Sector cooperativo: en este grupo pertenecen todas las cooperativas sin importar a que actividad se dedican, lo más importante es el bienestar de los asociados y su familia.

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¿QUE ES UNA EMPRESA?

Definir empresa es muy difícil, ya que al tratarse de una realidad socio-económica tan compleja y cambiante, puede tener tantas definiciones como personas la definan. En efecto, un ingeniero la describiría desde su perspectiva técnica y productiva, un abogado destacaría su aspecto jurídico, un sociólogo su aspecto social y un economista su aspecto económico y financiero. Así, se verán varios conceptos:

Definición de empresa:

Artículo 25. Se entenderá por empresa toda actividad económica organizada para la producción, transformación, circulación, administración o custodia de bienes, o para la prestación de servicios. Dicha actividad se realizará a través de uno o más establecimientos de comercio.

(Código de Comercio, 1971)

En concordancia con el artículo 333 de la Constitución Política de Colombia (1991) se puede definir derecho de la competencia como:

La actividad económica y la iniciativa privada son libres, dentro de los límites del bien común. Para su ejercicio, nadie podrá exigir permisos previos ni requisitos, sin autorización de la ley. La empresa, como base del desarrollo, tiene una función social que implica obligaciones. El Estado fortalecerá las organizaciones solidarias y estimulará el desarrollo empresarial. El estado, por mandato de la ley, impedirá que se obstruya o se restrinja la libertad económica y evitará o controlará cualquier abuso que personas o empresas hagan de su posición dominante en el mercado nacional.

Concepto de empresa según el diccionario de la Real Academia Española (2013):

Dentro de sus diversas acepciones, la noción que es útil es aquella que concibe a la empresa como una “Unidad de organización dedicada a actividades industriales, mercantiles o de prestación de servicios con fines lucrativos.”

Otros conceptos

Dentro de la organización empresarial grande o pequeña, deben existir tres tipos de factores, necesarios para realizar sus operaciones, estos son:

Las personas: que se encuentra representadas por los propietarios, los gerentes, los administradores y todos los empleados que laboran en los procesos administrativos y operativos de la empresa.

El capital: que está constituido por los aportes que hacen los propietarios de la empresa y puede estar representado en dinero en efectivo, en mercancías, en maquinaria, en muebles o en cualquier otro aporte de bienes.

El trabajo: que es la actividad que realizan las personas para lograr el objetivo primordial de la empresa que puede ser la producción de bienes, la comercialización de mercancías o la prestación de algún servicio.

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